Asystent/ka Biura Warszawa
Twój zakres obowiązków
Głównym celem stanowiska jest wspieranie sprawnego funkcjonowania organizacji poprzez opiekę nad biurem, recepcją i gośćmi BNI. Codzienne zadania to: wystawianie FV i proform, dbanie o prawidłowe funkcjonowanie i obsługę systemów i platform raportowych, kontakt z działem wsparcia w USA w razie problemów i monitorowanie rozwiązań, otwieranie i zamykanie biura, dbanie o porządek i odpowiedni stan zapasów w salach spotkań i kuchni, opieka nad sprzętem biurowym i kuchennym, monitorowanie stanu zapasów materiałów biurowych i spożywczych oraz ich zamawianie zgodnie z zapotrzebowaniem, opiekę nad gośćmi biura oraz obsługę spotkań i szkoleń w biurze, przygotowywanie zestawień, raportów i prezentacji na potrzeby działu administracji, pracowników Biura Narodowego, zamawianie biletów i hoteli, realizację zamówień zleconych przez przełożonego m.in. na sprzęt, książki i catering, obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obsługa skrzynki mailowej oraz telefonu przypisanego do Biura Narodowego, realizacja zamówień na przesyłki kurierskie i pocztowe, a także skanowanie, kopiowanie, archiwizacja i niszczenie dokumentów.
Kandydat/-ka będzie odpowiedzialna za:
- przygotowywanie i obsługę spotkań biznesowych oraz szkoleń,
- kontakt telefoniczny/komunikację z obecnymi i nowymi przedsiębiorcami,
- realizowanie bieżących zadań administracyjno-biurowych,
- rezerwację hoteli i organizację podróży służbowych,
- samodzielność, dobra organizacja i dyscyplina wewnętrzna,
- wystawianie faktur pro forma i faktur VAT zgodnie z przyjętymi procedurami,
- kontrolę nad prawidłowym obiegiem dokumentów oraz ich papierową i elektroniczną archiwizację,
- obsługę wewnętrznych systemów BNI.
Nasze wymagania
- znajomość MS Office, w szczególności MS Excel,
- myślenie analityczne,
- umiejętność pracy zespołowej,
- pozytywne nastawienie do nauki i przejmowania nowych obowiązków,
- znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym,
- zorganizowanie i dokładność w działaniu.
Mile widziane
- Status studenta (2-4 rok)
Oferujemy
